TJEK 1: BRAINSTORM. Start med at brainstorme på mulige brugere af dit projekt. Tænk bredt – foreninger, institutioner, virksomheder, tænk også børn, unge, familier og seniorer…. Spørg dig selv hvem der potentielt set kan få glæde af dit projekt. Lav en liste over de mulige brugere.

TJEK 2: INVITATION. Lav en sjov og anderledes invitation hvor du gør det tydeligt, at du gerne vil invitere folk til at komme og dele deres ideer og tanker om dit projekt med dig. Husk at argumentere for hvorfor folk skal deltage i brugerworkshoppen … fx fordi de kan få indflydelse på byens nye kulturhus og selv være med til at udvikle deres by med kulturelle tilbud.

TJEK 3: PRAKTISK … OG EN LILLE OVERRASKELSE. Det siger sig selv, at du skal finde et sted, hvor du kan afholde workshoppen. Husk forplejningen – i hvert fald en kop kaffe og måske et stykke frugt eller kage. Måske kan du også indlægge en lille overraskelse til deltagerne – en spændende oplægsholder, som fortæller om trends og tendenser inden for dit område i ind- og udland. Det kan også bare være en sjov opgave eller øvelse, som får folk til at grine og giver en god stemning.

TJEK 4: PLANLÆG EN KREATIV PROCES. Der findes mange måder at involvere på, men hvis du gerne vil have anderledes ideer, er det vigtigt at tilrettelægge en proces, hvor folk bliver stimuleret til at tænke nyt – ellers ender du bare med alle de sædvanlige standard ideer og folks ”rygmarvsreaktioner”. Du kan bruge billeder, film, musik eller kreative øvelser til at sætte gang i deltagernes kreativitet.

TJEK 5: LAV ET INTERNT PROGRAM. I invitationen til brugerne har du naturligvis skrevet et program for workshoppen. Men som mødeleder og facilitator har du brug for at vide præcist, hvad der skal ske hvornår og hvem der skal gøre hvad. Det giver ro og overskud at udarbejde et internt program med alle detaljer, lige fra hvem der byder velkommen til hvornår kaffen skal serveres. Det gør det let og overskueligt, når du skal afvikle workshoppen og det er rart for dit team at vide, hvem der gør og siger hvad. Husk at være skarpe på hvilket output I skal have af workshoppen.

TJEK 6: IDEKATALOG OG IDEMODNING. Når du har afholdt workshoppen, står du med en masse idemateriale. Det er vigtigt, at du får samlet op på alle brugernes input fx i form af et idekatalog. De ideer du står med er ofte ”rå” – altså uslebne diamanter, der har brug for den rette ”modning”, før de kan blive til funklende ideer, der kan kaste nyt lys og energi ind i dit projekt. Så husk derfor, at der ligger et stort arbejde for dig i at bearbejde og behandle ideerne efterfølgende. Et billede siger mere end 1000 ord … Det er derfor en rigtig god ide at få visualiseret ideerne, så er det meget nemmere at forestille sig.

TJEK 7: OPFØLGNING OG TAK. Når folk har brugt en aften eller en eftermiddag på at deltage i en workshop og bidrage til dit projekt, er det vigtigt (og høfligt) at følge op og sige tak. Det kan du gøre ved at udsende idekataloget til deltagerne, takke dem for deres indsats og fortælle dem hvad der nu skal ske, så de føler sig involveret også i den videre proces. Du kan med fordel sende en mail ud til deltagerne, hver gang der sker noget nyt i projektet (fx når en ny fond donerer penge) – på den måde bevarer du interessen og opbakningen til projektet. Du kan også oprette en fælles Facebook-gruppe.